美容室の発注ミスを防ぐ仕組み｜発注点と適正在庫の考え方

「気づいたら在庫がゼロ」「あると思って発注したら二重に届いた」——発注ミスは、どんなに気をつけても記憶頼みでは必ず起こります。

結論は、発注点と適正在庫という2つの基準を決めて"仕組み"にすること。感覚ではなく数字で発注を判断できれば、欠品も重複も過剰在庫も同時に減らせます。この記事でその考え方を解説します。

発注ミスには3つの種類がある

欠品: 在庫が切れ、施術中に困る・急いで買いに走る
重複発注: 在庫があるのに気づかず再注文してしまう
過剰在庫: まとめ買いで使い切れず、期限切れで廃棄

どれも余計なコストを生み、材料費率（売上に対する材料費の割合。目安は8〜12%）を押し上げます。たとえば月に1万円分の薬剤を廃棄すれば、年間で12万円の損失です。

発注ミスの原因は「記憶に頼っていること」

発注ミスの根本原因は、在庫の状態を頭の中で管理していることです。スタッフが複数いればなおさら、「誰かが発注したと思っていた」というすれ違いが起きます。

解決策はシンプルで、判断を記憶から仕組みに移すこと。その仕組みの中心が「発注点」と「適正在庫」です。

発注点とは

発注点とは、「在庫がここまで減ったら発注する」というラインのことです（リオーダーポイントとも呼びます）。

発注点の目安は、次の式で考えます。

発注点＝ 1日の使用量 × 入荷までにかかる日数＋予備

たとえば、あるカラー剤を1日2本使い、注文してから3日で届くなら、

2本 × 3日＝ 6本＋予備2本＝ 発注点8本

在庫が8本まで減ったら発注すれば、届くまでに切れることはありません。

適正在庫とは

適正在庫とは、多すぎず少なすぎない、ちょうどよい在庫量のことです。発注点を下回ったときに「いくつ発注するか」の上限の目安になります。過剰在庫を防ぐために、発注点とセットで決めておきます。

発注ミスをなくす5つの仕組み

1. よく使う商品に発注点を設定する

全部に設定する必要はありません。まずは切れると困る主力薬剤から。

2. 「減ったら発注」を通知で受け取る

発注点を下回ったら自動で気づける状態にすると、欠品はほぼなくなります。

3. 発注状況を共有する

「発注済みか」が誰でも見える状態にすれば、重複発注が消えます。

4. 入荷したら必ず記録する

入荷の記録を習慣にすると、在庫数が常に正確になり、判断がぶれません。

5. 期限のある薬剤は使い切れる量だけ回す

カラー剤・パーマ剤は、まとめ買いより回転を優先します。

感覚に頼らない発注を、仕組みで

ここまでの仕組みは、紙やエクセルでも作れます。ただ、日々の在庫数を正確に保ち、発注点を下回ったら通知する——これを手作業で続けるのは大変です。

在庫管理アプリ「SALON STOCK」は、発注点を設定しておけば、在庫が減ったときに自動でアラート。発注状況も共有でき、重複発注を防げます。バーコードで在庫を記録するだけなので、正確さを手間なく保てます。

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まとめ

発注ミスは「欠品・重複・過剰在庫」の3種類。すべて材料費を押し上げる
原因は記憶頼みの管理。判断を「仕組み」に移すのが解決策
発注点＝1日の使用量×入荷日数＋予備。適正在庫とセットで決める
よく使う商品から発注点を設定し、通知で気づける状態にする

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著者: SALON STOCK編集部。表参道の美容室で働く現役美容師が、サロンの在庫・材料費管理のために開発した「SALON STOCK」を運営しています。